Poniżej opisano zasady przetwarzania danych osobowych w Kancelarii Notarialnej notariusza Sebastiana Budynkiewicza oraz zasady działania serwisu.
Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest notariusz Sebastian Budynkiewicz, prowadzący Kancelarię Notarialną przy ul. Biskupa Ignacego Świrskiego 14, 08-110 Siedlce. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pisemnie na wskazany adres kancelarii oraz przy użyciu danych kontaktowych podanych na stronie kontakt.
Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
- dokonanie czynności notarialnej oraz podjęcie działań poprzedzających jej dokonanie, na żądanie osoby, której dane dotyczą, w tym przygotowanie projektu aktu i weryfikacja przedłożonych dokumentów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- wykonanie obowiązków prawnych ciążących na notariuszu, wynikających w szczególności z Prawa o notariacie oraz z przepisów podatkowych, w tym sporządzanie i archiwizacja dokumentacji notarialnej, prowadzenie repertoriów kancelarii oraz przekazywanie dokumentów sądom i organom, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- kontakt w sprawie planowanej czynności, udzielenie odpowiedzi na kierowaną korespondencję oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Podanie danych wymaganych przepisami jest warunkiem dokonania czynności notarialnej. Ich niepodanie uniemożliwia sporządzenie aktu.
Kategorie przetwarzanych danych
Zakres przetwarzanych danych wynika z przepisów określających treść czynności notarialnych. Są to przede wszystkim imiona i nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania, stan cywilny oraz ustrój majątkowy małżeński, a także dane identyfikujące nieruchomości i inne prawa objęte czynnością. W przypadku przedsiębiorców oraz osób prawnych przetwarzane są również dane rejestrowe i identyfikacja podatkowa. W korespondencji kierowanej do kancelarii przetwarzane są dane podane przez nadawcę.
Odbiorcy danych
Dane udostępniane są wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Należą do nich w szczególności sądy, w tym wydziały ksiąg wieczystych, organy podatkowe, organy prowadzące ewidencję gruntów i budynków, jednostki samorządu terytorialnego, komornicy oraz organy ścigania, a także organy samorządu notarialnego w zakresie nadzoru nad wykonywaniem zawodu. Odbiorcami danych mogą być również dostawcy usług informatycznych i hostingu obsługujących systemy używane w kancelarii, przetwarzający dane na podstawie umowy powierzenia i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania usługi.
Okres przechowywania danych
Dokumentacja notarialna, w tym oryginały aktów notarialnych oraz dokumenty stanowiące podstawę dokonanych czynności, przechowywana jest przez okres wynikający z Prawa o notariacie, a po jego upływie przekazywana do właściwego archiwum sądowego. Dokumentacja księgowa i podatkowa przechowywana jest przez okres wskazany w przepisach podatkowych oraz o rachunkowości. Korespondencja, która nie doprowadziła do dokonania czynności, przechowywana jest do załatwienia sprawy oraz upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych, ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora. Realizacja tych praw może zostać ograniczona przepisami szczególnymi. Notariusz nie może w szczególności usunąć ani dowolnie zmienić danych utrwalonych w akcie notarialnym oraz w pozostałej dokumentacji notarialnej, ponieważ zasady sporządzania, prostowania i przechowywania tych dokumentów określa Prawo o notariacie.
Brak profilowania
Dane nie są wykorzystywane do profilowania ani do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec osoby, której dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających.
Skarga do organu nadzorczego
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
Pliki cookie i dane zbierane w serwisie
Strony niniejszego serwisu są renderowane statycznie. Serwis nie używa plików cookie do celów analitycznych ani marketingowych, nie osadza narzędzi śledzących, statystyk odwiedzin, wtyczek społecznościowych ani systemów reklamowych. Nie są tworzone profile osób odwiedzających stronę. Przetwarzane są wyłącznie standardowe dane techniczne zapisywane w dziennikach serwera, takie jak adres IP oraz data zapytania, wykorzystywane wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego działania serwisu.
Tajemnica notarialna
Niezależnie od przepisów o ochronie danych osobowych notariusza obowiązuje tajemnica notarialna. Zgodnie z Prawem o notariacie notariusz jest obowiązany zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne, a obowiązek ten trwa także po odwołaniu notariusza. Wyjątki od niego określa Prawo o notariacie. Ochrona wynikająca z tajemnicy notarialnej jest dalej idąca niż ochrona danych osobowych, ponieważ obejmuje wszystkie okoliczności sprawy, a nie tylko dane osób biorących udział w czynności.