Dokumenty do czynności

Poniższy wykaz obejmuje dokumenty typowo potrzebne do umowy sprzedaży lub zamiany. Zakres zależy od rodzaju zbywanego prawa oraz od sytuacji stron, dlatego przed czynnością proszę o kontakt z kancelarią w celu potwierdzenia listy.

Dane stron

• ważne dokumenty tożsamości stron, czyli dowód osobisty albo paszport,
• imiona rodziców, numer PESEL, stan cywilny i adres zamieszkania każdej ze stron,
• w przypadku małżonków informacja o ustroju majątkowym, a gdy zawarto majątkową umowę małżeńską, jej wypis,
• w przypadku spółek i innych osób prawnych numer KRS, numer NIP oraz, gdy jest wymagana, uchwała wyrażająca zgodę na dokonanie czynności,
• przy działaniu przez pełnomocnika wypis pełnomocnictwa.

Nieruchomość gruntowa (działka)

• numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia, czyli dokument, z którego wynika prawo zbywcy, na przykład wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia albo ostateczna decyzja administracyjna,
• zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn - gdy zbywca nabył nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
• wypis z rejestru gruntów,
• wyrys z mapy ewidencyjnej - gdy z nieruchomości odłączana jest działka i zakładana jest dla niej nowa księga wieczysta,
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, jeżeli podział był dokonywany,
• zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku takiego planu,
• zaświadczenie o położeniu nieruchomości na obszarze rewitalizacji albo o tym, że nieruchomość nie jest na takim obszarze położona,
• zaświadczenie, czy działka jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej,
• świadectwo charakterystyki energetycznej, gdy przedmiotem umowy jest budynek,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w budynku,
• zaświadczenie banku o wysokości zadłużenia i warunkach zwolnienia zabezpieczenia, gdy nieruchomość jest obciążona hipoteką.

Lokal stanowiący odrębną nieruchomość

• numer księgi wieczystej lokalu oraz numer księgi wieczystej nieruchomości, na której położony jest budynek,
• podstawa nabycia lokalu,
• zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn - gdy zbywca nabył nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
• zaświadczenie o położeniu na obszarze rewitalizacji nieruchomości, na której położony jest budynek, w którym położony jest lokal,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
• zaświadczenie wspólnoty mieszkaniowej lub zarządcy o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych,
• świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu,
• zaświadczenie banku o wysokości zadłużenia i warunkach zwolnienia zabezpieczenia, gdy lokal jest obciążony hipoteką.

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu

• zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej o przysługującym zbywcy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu,
• numer księgi wieczystej, jeżeli dla tego prawa została założona księga wieczysta,
• podstawa nabycia, na przykład wypis aktu notarialnego, przydział lokalu, umowa o przekształcenie prawa, prawomocne postanowienie sądu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn - gdy zbywca nabył nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
• zaświadczenie spółdzielni o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
• świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu.

Zakres dokumentów przy darowiźnie jest zbliżony do umowy sprzedaży, ponieważ notariusz ustala stan prawny przedmiotu umowy w ten sam sposób. Poniżej wskazano pozycje typowe. Ostateczną listę potwierdza kancelaria po zapoznaniu się ze sprawą.

Dane stron

• ważne dokumenty tożsamości darczyńcy i obdarowanego, czyli dowód osobisty albo paszport,
• imiona rodziców, numer PESEL, stan cywilny i adres zamieszkania każdej ze stron,
• informacja o ustroju majątkowym małżeńskim, a gdy zawarto majątkową umowę małżeńską, jej wypis,
• przy działaniu przez pełnomocnika wypis pełnomocnictwa obejmującego darowiznę.

Stopień pokrewieństwa

• oświadczenie o stopniu pokrewieństwa lub powinowactwa między darczyńcą a obdarowanym, potrzebne do ustalenia grupy podatkowej,
• odpis skrócony aktu urodzenia lub aktu małżeństwa, gdy potwierdzenie pokrewieństwa jest konieczne, w szczególności przy zastosowaniu zwolnienia dla najbliższej rodziny.

Nieruchomość gruntowa (działka)

• numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia, czyli dokument, z którego wynika prawo darczyńcy, na przykład wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia albo ostateczna decyzja administracyjna,
• zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn - gdy zbywca nabył nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
• wypis z rejestru gruntów,
• wyrys z mapy ewidencyjnej - gdy z nieruchomości odłączana jest działka i zakładana jest dla niej nowa księga wieczysta,
• zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku takiego planu,
• zaświadczenie o położeniu nieruchomości na obszarze rewitalizacji albo o tym, że nieruchomość nie jest na takim obszarze położona,
• zaświadczenie, czy działka jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w budynku oraz świadectwo charakterystyki energetycznej, gdy przedmiotem darowizny jest budynek,
• zaświadczenie banku, gdy nieruchomość jest obciążona hipoteką.

Lokal stanowiący odrębną nieruchomość

• numer księgi wieczystej lokalu oraz numer księgi wieczystej nieruchomości, na której położony jest budynek,
• podstawa nabycia lokalu,
• zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn - gdy zbywca nabył nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
• zaświadczenie o położeniu na obszarze rewitalizacji nieruchomości, na której położony jest budynek, w którym położony jest lokal,
• zaświadczenie wspólnoty mieszkaniowej lub zarządcy o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
• świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu.

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu

• zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej o przysługującym darczyńcy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu,
• numer księgi wieczystej, jeżeli dla tego prawa została założona księga wieczysta,
• podstawa nabycia, na przykład wypis aktu notarialnego, przydział lokalu, umowa o przekształcenie prawa albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn - gdy zbywca nabył nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
• zaświadczenie spółdzielni o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych.

Do sporządzenia testamentu notarialnego nie są potrzebne dokumenty dotyczące majątku ani zgoda osób powoływanych. Notariusz ustala natomiast tożsamość testatora oraz dane osób, na których rzecz czynione są rozrządzenia.

• ważny dokument tożsamości testatora, czyli dowód osobisty albo paszport,
• numer PESEL, imiona rodziców oraz adres zamieszkania testatora,
• dane osób powoływanych do spadku lub obdarzanych zapisem: imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL i adres zamieszkania,
• przy zapisie windykacyjnym dane przedmiotu zapisu, na przykład numer księgi wieczystej nieruchomości, oznaczenie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu wraz z nazwą spółdzielni albo dane spółki i numer KRS,
• przy wydziedziczeniu dane osoby wydziedziczanej oraz okoliczności uzasadniające przyczynę wydziedziczenia,
• przy powołaniu wykonawcy testamentu dane tej osoby oraz zakres powierzanego zarządu,
• wypis wcześniejszego testamentu notarialnego, jeżeli był sporządzany; nie jest to warunek dokonania czynności, ale ułatwia jednoznaczne określenie zakresu odwołania.

Dane osób powoływanych warto przygotować dokładnie, ponieważ ich prawidłowe oznaczenie w akcie ogranicza późniejsze wątpliwości co do tego, kogo testator miał na myśli.

Dokumenty należy przygotować przed umówionym terminem, ponieważ krąg spadkobierców notariusz ustala na podstawie aktów stanu cywilnego, a nie samych oświadczeń uczestników.

Dokumenty dotyczące spadkodawcy

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• numer PESEL zmarłego, a gdy numer został wykreślony lub unieważniony - zaświadczenie organu prowadzącego rejestr PESEL potwierdzające tę okoliczność,
• informacja o obywatelstwie spadkodawcy oraz o miejscu jego zwykłego pobytu w chwili śmierci,
• wszystkie sporządzone przez spadkodawcę testamenty, w oryginale, w tym testamenty, co do których zachodzi wątpliwość co do ich ważności.

Dokumenty uczestników czynności

• ważne dokumenty tożsamości wszystkich osób biorących udział w czynności, czyli dowody osobiste albo paszporty,
• odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców,
• odpis skrócony aktu małżeństwa dla małżonka spadkodawcy oraz dla osób, które wskutek zawarcia małżeństwa zmieniły nazwisko,
• informacja o oświadczeniach o przyjęciu lub odrzuceniu spadku złożonych wcześniej, ze wskazaniem daty, miejsca i treści każdego z nich,
• informacja o toczącym się lub zakończonym postępowaniu sądowym o stwierdzenie nabycia spadku po tym samym spadkodawcy.

Dane majątku spadkowego

• numery ksiąg wieczystych nieruchomości wchodzących w skład spadku,
• oznaczenie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu wraz z nazwą spółdzielni mieszkaniowej,
• dane rachunków bankowych, udziałów w spółkach oraz innych praw majątkowych zmarłego,
• podstawa nabycia majątku przez spadkodawcę, jeżeli uczestnicy nią dysponują.

Poniższy wykaz obejmuje dokumenty potrzebne przy umownym dziale spadku i umownym zniesieniu współwłasności. Zakres zależy od rodzaju majątku, dlatego przed umówieniem terminu warto skontaktować się z kancelarią i potwierdzić listę dla konkretnej sprawy.

• zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku;
• dokumenty tożsamości wszystkich uczestników czynności: dowody osobiste lub paszporty, wraz z numerami PESEL;
• numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości objętej podziałem;
• podstawa nabycia, czyli dokument, na podstawie którego nieruchomość weszła do majątku spadkodawcy lub współwłaścicieli: wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu albo akt poświadczenia dziedziczenia;
• wypis z rejestru gruntów, a przy podziale fizycznym działki także wyrys z mapy ewidencyjnej;
• uzgodniony przez wszystkich uczestników sposób podziału majątku wraz z wysokością spłat lub dopłat i terminami ich zapłaty;
• przy lokalu stanowiącym odrębną nieruchomość: zaświadczenie o położeniu na obszarze rewitalizacji nieruchomości, na której położony jest budynek, w którym położony jest lokal;
• jeżeli nieruchomość jest obciążona hipoteką: dokumenty dotyczące kredytu oraz stanowisko banku co do dalszej spłaty zobowiązania.

Do zawarcia umowy majątkowej małżeńskiej potrzebny jest niewielki komplet dokumentów. Poniższy wykaz obejmuje dokumenty wymagane najczęściej. W razie wątpliwości co do zakresu planowanej zmiany proszę o kontakt z kancelarią.

• dokumenty tożsamości obojga małżonków lub narzeczonych: dowody osobiste lub paszporty, wraz z numerami PESEL;
• odpis skrócony aktu małżeństwa, jeżeli małżeństwo zostało już zawarte, albo planowana data ślubu, jeżeli umowa jest zawierana przed jego zawarciem;
• wcześniejsze umowy majątkowe małżeńskie, jeżeli były zawierane, oraz orzeczenia sądu dotyczące ustroju majątkowego, jeżeli zapadły;
• przy umowie rozszerzającej lub ograniczającej wspólność: oznaczenie przedmiotów objętych zmianą, w tym numer księgi wieczystej nieruchomości oraz dokument stanowiący podstawę jej nabycia.

Do udzielenia pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego potrzebne są przede wszystkim dane pełnomocnika oraz opis czynności, której umocowanie ma dotyczyć. Zakres dokumentów dla konkretnej sprawy można ustalić wcześniej, kontaktując się z kancelarią.

• dokument tożsamości mocodawcy: dowód osobisty lub paszport, wraz z numerem PESEL;
• dane pełnomocnika: imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL oraz adres zamieszkania; obecność pełnomocnika przy czynności nie jest wymagana;
• opis czynności, do której pełnomocnictwo ma być udzielone, wraz z ewentualnymi warunkami, na przykład minimalną ceną lub sposobem zapłaty;
• przy czynności dotyczącej nieruchomości: numer księgi wieczystej albo inne oznaczenie nieruchomości, w tym położenie i numer działki;
• informacja, ile wypisów pełnomocnictwa będzie potrzebnych i komu mają zostać wydane.

Poświadczenie jest czynnością krótką i nie wymaga rozbudowanej dokumentacji. Wystarczy przygotować to, czego dotyczy poświadczenie. Wykaz dokumentów dla pozostałych czynności zebrano na stronie dokumenty.

• dokument tożsamości osoby składającej podpis: dowód osobisty lub paszport, wraz z numerem PESEL;
• dokument, pod którym podpis ma zostać złożony, przygotowany w wersji niepodpisanej, ponieważ podpis składa się w obecności notariusza;
• przy poświadczeniu zgodności odpisu, wyciągu lub kopii: oryginał dokumentu do okazania notariuszowi;
• jeżeli podpis składany jest w imieniu spółki lub innej osoby prawnej: informacja o zasadach reprezentacji oraz dane umożliwiające jej ustalenie w rejestrze.

Zakres dokumentów zależy od rodzaju spółki i treści umowy. Przy zawiązaniu spółki potrzebne są zwykle:

• dokumenty tożsamości wszystkich wspólników albo założycieli, wraz z numerami PESEL i adresami zamieszkania;
• gdy wspólnikiem jest spółka lub inna osoba prawna - aktualne dane z Krajowego Rejestru Sądowego, umowa albo statut tego podmiotu, dokumenty tożsamości osób go reprezentujących, a w razie potrzeby uchwała zezwalająca na przystąpienie do spółki;
• uzgodnione brzmienie umowy albo statutu: firma spółki, jej siedziba, przedmiot działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) oraz czas trwania spółki;
• wysokość kapitału zakładowego, liczba i wartość nominalna udziałów albo akcji oraz ich podział między wspólników;
• sposób reprezentacji spółki oraz dane osobowe członków zarządu i pozostałych powoływanych organów;
• adresy do doręczeń członków zarządu oraz osób uprawnionych do powołania zarządu;
• przy wkładzie niepieniężnym - opis przedmiotu aportu, jego wycena i dokumenty potwierdzające prawo wspólnika do tego przedmiotu, a przy nieruchomości także numer księgi wieczystej;
• przy zmianie umowy spółki i uchwałach zgromadzenia - aktualne dane z rejestru, tekst obowiązującej umowy albo statutu, lista wspólników oraz projekty uchwał.

Zakres dokumentów zależy od rodzaju protokołu. Przed czynnością potrzebne są zwykle:

• dokumenty tożsamości osób uczestniczących w czynności, a gdy działają przez pełnomocnika - wypis pełnomocnictwa;
• przy protokołach spółek - aktualne dane z Krajowego Rejestru Sądowego, tekst obowiązującej umowy spółki albo statutu, lista wspólników lub lista obecności oraz projekty uchwał;
• przy zgromadzeniu zwoływanym formalnie - dowód prawidłowego zwołania, to jest zaproszenia albo ogłoszenia, lub oświadczenia o zgodzie na odbycie zgromadzenia bez formalnego zwołania;
• przy protokole zebrania wspólnoty mieszkaniowej - dane wspólnoty i nieruchomości, dokument określający sposób zarządu, lista obecności z wielkością udziałów oraz projekty uchwał;
• przy protokole otwarcia i ogłoszenia testamentu - testament oraz odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy;
• przy utrwaleniu stanu faktycznego - opis tego, co i kiedy ma zostać utrwalone, adres strony internetowej albo wskazanie urządzenia i wiadomości, a przy czynności poza kancelarią także adres miejsca i przewidywany czas trwania zdarzenia.