Protokoły notarialne

Protokół jest jedną z czynności notarialnych przewidzianych w Prawie o notariacie. Notariusz nie składa w nim własnego oświadczenia woli i nie ocenia zdarzenia, lecz utrwala jego przebieg: kto się stawił, jakie oświadczenia złożono, jakie uchwały podjęto i jaki był wynik głosowania. Protokoły spisuje się w formie aktu notarialnego.

W części spraw protokół jest wymagany przez ustawę i bez niego uchwała nie wywołuje skutku. W pozostałych sporządza się go dlatego, że przebieg zdarzenia trzeba będzie wykazać wobec sądu, urzędu albo drugiej strony, a relacje uczestników bywają rozbieżne. Czynność dokonana zgodnie z prawem ma charakter dokumentu urzędowego, a w postępowaniu cywilnym dokument urzędowy stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Ciężar wykazania czegoś przeciwnego spoczywa na tym, kto twierdzi inaczej.

Protokoły zgromadzeń i zebrań

Najczęściej spisywane są protokoły zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Forma protokołu notarialnego jest konieczna wtedy, gdy zgromadzenie podejmuje uchwałę o zmianie umowy spółki, w tym o podwyższeniu lub obniżeniu kapitału zakładowego, o przekształceniu, połączeniu albo podziale spółki oraz o jej rozwiązaniu. Uchwały walnego zgromadzenia spółki akcyjnej protokołuje notariusz niezależnie od ich przedmiotu. Pozostałe czynności w spółkach opisano na stronie Umowy spółek i akty założycielskie.

Protokołu notarialnego wymaga również uchwała właścicieli lokali zmieniająca ustalony sposób zarządu nieruchomością wspólną. Poza tym przypadkiem wspólnoty mieszkaniowe korzystają z udziału notariusza w zebraniu wtedy, gdy uchwała dotyczy sprawy o znacznej wartości albo gdy strony liczą się z jej zaskarżeniem do sądu.

Notariusz spisuje także protokoły walnych zgromadzeń i zebrań spółdzielni, stowarzyszeń, fundacji oraz innych osób prawnych, w przypadkach przewidzianych przepisami lub statutem danego podmiotu.

Protokoły w sprawach spadkowych i przy depozycie

Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi. Obejmuje on oświadczenia o istnieniu lub braku testamentów, o złożonych oświadczeniach o przyjęciu albo odrzuceniu spadku oraz dane niezbędne do ustalenia kręgu spadkobierców. Przebieg tej czynności opisano na stronie Poświadczenie dziedziczenia.

Odrębną czynnością jest protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu. Notariusz otwiera i ogłasza testament, gdy dysponuje dowodem śmierci spadkodawcy, i sporządza z tej czynności protokół, a o dokonanym otwarciu zawiadamia osoby, których dotyczy. Osoba, u której testament się znajduje, ma obowiązek go złożyć.

Formę protokołu ma także przyjęcie do depozytu notarialnego pieniędzy, papierów wartościowych i dokumentów. Wskazuje się w nim osobę uprawnioną do odbioru oraz warunki i termin wydania.

Utrwalenie stanu faktycznego

Notariusz spisuje również protokoły w celu stwierdzenia przebiegu czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne. Utrwala w nich to, co sam spostrzegł, na przykład zawartość strony internetowej lub profilu w serwisie społecznościowym w oznaczonej dacie, treść wiadomości elektronicznej wyświetlonej na urządzeniu osoby stawającej, przebieg losowania w konkursie lub promocji, przebieg oględzin rzeczy albo stan lokalu w chwili jego wydania.

Znaczenie takiego protokołu polega na tym, że dowód powstaje przed sporem, a nie w jego trakcie. Treść strony internetowej można zmienić, wiadomość usunąć, a stan rzeczy zmienia się z upływem czasu. Zapis sporządzony przez osobę zaufania publicznego pozostaje niezmieniony i wskazuje datę, w której stan ten istniał.

Do tej samej grupy należy protokół stawiennictwa. Obejmuje on oświadczenie strony, która przybyła do kancelarii w umówionym terminie, oraz stwierdzenie niestawiennictwa strony drugiej i niedojścia czynności do skutku. Dokument taki bywa potrzebny przy rozliczeniu zadatku z umowy przedwstępnej lub przy wykazaniu, że jedna ze stron była gotowa do zawarcia umowy przyrzeczonej.

Jak przebiega czynność

1. Opisanie podczas kontaktu z kancelarią zdarzenia, które ma zostać utrwalone, wraz z proponowanym terminem.
2. Przekazanie dokumentów: przy spółkach i wspólnotach aktualnych danych z rejestru, umowy albo statutu i projektów uchwał, a przy utrwaleniu stanu faktycznego opisu tego, co dokładnie ma zostać stwierdzone.
3. Uzgodnienie miejsca czynności. Protokół zdarzenia odbywającego się poza kancelarią wymaga wcześniejszego umówienia terminu, ponieważ notariusz musi być obecny przez cały czas jego trwania.
4. Sporządzenie protokołu w trakcie zdarzenia lub bezpośrednio po nim, stwierdzenie tożsamości osób stawających, odczytanie dokumentu i złożenie podpisów.
5. Wydanie wypisów osobom uprawnionym; oryginał protokołu pozostaje w kancelarii.

Czynności notarialnych dokonuje się w kancelarii, jednak mogą one zostać dokonane w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności (art. 3 § 2 Prawa o notariacie). Dotyczy to zgromadzeń, zebrań wspólnot mieszkaniowych i zdarzeń, które z natury odbywają się poza siedzibą kancelarii w Siedlcach. Termin takiej czynności należy uzgodnić z wyprzedzeniem.

Podstawa prawna

Protokoły notarialne reguluje art. 104 i następne ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie. Obowiązek protokołowania uchwał przez notariusza wynika z Kodeksu spółek handlowych, a w odniesieniu do zmiany sposobu zarządu nieruchomością wspólną z ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Protokół dziedziczenia sporządza się na podstawie przepisów Prawa o notariacie o poświadczeniu dziedziczenia, a otwarcie i ogłoszenie testamentu przez notariusza przewiduje Kodeks postępowania cywilnego. Miejsce dokonania czynności określa art. 3 § 2 Prawa o notariacie, a maksymalne stawki wynagrodzenia notariusza - rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.