Depozyt notarialny

Depozyt notarialny to przechowanie pieniędzy, papierów wartościowych lub dokumentów przez notariusza do czasu, aż spełnią się warunki uzgodnione przez strony. Przedmiot depozytu pozostaje poza dyspozycją obu stron, a jego wydanie następuje wyłącznie osobie i na zasadach wskazanych w protokole. Instytucja ta służy zabezpieczeniu rozliczenia wtedy, gdy zapłata i skutek prawny umowy nie następują w tej samej chwili.

Depozyt pieniędzy i papierów wartościowych

Notariusz ma prawo przyjąć na przechowanie pieniądze w walucie polskiej lub obcej oraz papiery wartościowe, jeżeli pozostaje to w związku z czynnością dokonywaną w jego kancelarii (art. 108 Prawa o notariacie). Depozyt nie jest więc odrębną usługą przechowywania środków. Towarzyszy umowie, którą strony zawierają albo zamierzają zawrzeć przed tym notariuszem.

Środki przyjęte do depozytu nie wchodzą do majątku kancelarii i nie są przechowywane razem z jej środkami obrotowymi. Dla udokumentowania tych czynności notariusz prowadzi odrębny rachunek bankowy przeznaczony wyłącznie na depozyty. Wpłata następuje przelewem na ten rachunek, przed czynnością albo w terminie ustalonym w protokole.

Z przyjęcia depozytu notariusz spisuje protokół. Wymienia w nim datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej, wskazuje osobę uprawnioną do odbioru, datę mającego nastąpić wydania oraz warunki, po spełnieniu których wydanie ma nastąpić. Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem. Notariusz bada wtedy wyłącznie to, czy warunki opisane w protokole zostały spełnione, i nie rozstrzyga sporu między stronami.

Przechowanie dokumentów i danych na nośniku informatycznym

Odrębną czynnością jest przyjęcie na przechowanie dokumentów. Notariusz przyjmuje wszelkiego rodzaju dokumenty, także w kopertach zamkniętych, oraz dane zapisane na informatycznym nośniku danych (art. 106 Prawa o notariacie). Również z tej czynności spisywany jest protokół, w którym wskazuje się, komu i pod jakimi warunkami dokument albo jego część ma zostać wydany. Wydanie następuje za pokwitowaniem (art. 107).

Z przechowania korzysta się wtedy, gdy istotne jest wykazanie, że określony dokument lub zapis miał daną treść w oznaczonej dacie, albo gdy strony chcą, aby dokument został wydany dopiero po zdarzeniu opisanym w protokole. Koperta zamknięta pozwala przy tym zachować treść dokumentu w poufności.

Kiedy stosuje się depozyt

Najczęstszym zastosowaniem jest rozliczenie ceny przy sprzedaży nieruchomości. Kupujący wpłaca środki na rachunek depozytowy przed podpisaniem aktu, a notariusz wydaje je sprzedającemu po spełnieniu warunków uzgodnionych w protokole, na przykład po zawarciu umowy przenoszącej własność albo po wydaniu lokalu. Ochrona jest w tym układzie równa dla obu stron. Sprzedający ma pewność, że pieniądze zostały już wpłacone i nie pozostają w dyspozycji kupującego. Kupujący ma pewność, że zostaną wypłacone dopiero wtedy, gdy umowa dojdzie do skutku, a nie wcześniej.

Depozyt bywa stosowany również w innych sytuacjach:

• przy nieruchomości obciążonej hipoteką, gdy część ceny odpowiadająca zadłużeniu ma zostać przeznaczona na spłatę kredytu, a pozostała wypłacona po przedstawieniu dokumentów pozwalających na wykreślenie hipoteki;
• przy rozliczeniu zadatku lub zaliczki z umowy przedwstępnej, gdy strony nie chcą, aby środki pozostawały w rękach jednej z nich do dnia umowy przyrzeczonej;
• przy dopłatach i spłatach uzgodnionych w dziale spadku albo przy zniesieniu współwłasności;
• gdy zapłata ma nastąpić po spełnieniu warunku wymagającego czasu, na przykład po opróżnieniu lokalu lub wymeldowaniu osób w nim zameldowanych.

Jak przebiega czynność

1. Zgłoszenie kancelarii przed terminem czynności, że rozliczenie ma nastąpić przez depozyt, oraz ustalenie kwoty, waluty i terminu wpłaty.
2. Uzgodnienie warunków wydania: kto jest uprawniony do odbioru, jakie dokumenty potwierdzają spełnienie warunku, w jakim terminie środki mają zostać wydane oraz co się stanie, jeżeli warunek nie zostanie spełniony.
3. Wpłata środków na rachunek depozytowy kancelarii i potwierdzenie ich wpływu.
4. Sporządzenie protokołu przyjęcia depozytu i podpisanie go przez osobę składającą.
5. Dokonanie czynności głównej, na przykład podpisanie umowy sprzedaży.
6. Wydanie depozytu osobie uprawnionej za pokwitowaniem, po sprawdzeniu, że warunki opisane w protokole zostały spełnione.

Warunki wydania muszą zostać uzgodnione z kancelarią z wyprzedzeniem i opisane w protokole w sposób jednoznaczny. Notariusz stosuje treść protokołu dosłownie, dlatego sformułowania nieostre mogą wypłatę opóźnić albo uniemożliwić. Jeżeli rozważają Państwo takie rozliczenie, proszę wskazać to już przy ustalaniu terminu czynności. Kontakt z kancelarią w Siedlcach jest wtedy potrzebny wcześniej niż zwykle, ponieważ treść warunków ustala się przed przelewem, a nie w dniu podpisania aktu.

Podstawa prawna

Przyjęcie depozytu pieniędzy i papierów wartościowych reguluje art. 108 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, a przyjęcie na przechowanie dokumentów oraz danych na informatycznym nośniku danych - art. 106 i art. 107 tej ustawy. Depozyt jest czynnością notarialną, podlega więc tym samym zasadom co pozostałe czynności: notariusz odmawia dokonania czynności sprzecznej z prawem i jest obowiązany zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość. Wysokość wynagrodzenia za tę czynność mieści się w granicach określonych rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.