Zastrzeżenie numeru PESEL a czynność notarialna

Rejestr zastrzeżeń numerów PESEL pozwala każdej osobie zablokować możliwość wykorzystania jej numeru PESEL do części czynności prawnych. Przy czynnościach dotyczących nieruchomości notariusz ma obowiązek sprawdzić ten rejestr, a zastrzeżony numer oznacza odmowę dokonania czynności. Poniżej opisano zakres tego obowiązku i to, co należy zrobić przed umówioną wizytą.

Czemu służy rejestr zastrzeżeń

Mechanizm wprowadzono, aby ograniczyć skutki kradzieży tożsamości. Osoba, która zastrzegła swój numer PESEL, chroni się przed sytuacją, w której ktoś posługując się jej danymi zaciągnie zobowiązanie albo rozporządzi jej majątkiem. W odniesieniu do nieruchomości cel jest jeszcze bardziej konkretny: chodzi o zabezpieczenie przed sprzedażą, darowizną lub obciążeniem nieruchomości przez osobę nieuprawnioną, podszywającą się pod właściciela.

Zastrzeżenie działa więc jak blokada założona przez samego zainteresowanego. Jest ono bezpłatne, dobrowolne i w każdej chwili odwracalne, a informacja o nim jest odnotowywana w rejestrze z dokładnością do daty i godziny.

Rejestr prowadzony jest w systemie teleinformatycznym i obejmuje osoby posiadające numer PESEL. Zastrzeżenie nie ogranicza możliwości posługiwania się dokumentem tożsamości ani nie wpływa na sprawy urzędowe. Blokuje natomiast te czynności, które przepisy wyraźnie z nim wiążą, a wśród nich znajdują się czynności notarialne dotyczące nieruchomości.

Przy jakich czynnościach notariusz weryfikuje zastrzeżenie

Obowiązek weryfikacji obejmuje zamknięty katalog czynności. Notariusz sprawdza, czy numer PESEL nie został zastrzeżony, przed dokonaniem czynności, której przedmiotem jest:

• nabycie, zbycie lub obciążenie nieruchomości albo udziału w nieruchomości;
• nabycie, zbycie lub obciążenie prawa użytkowania wieczystego albo udziału w tym prawie;
• nabycie, zbycie lub obciążenie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu albo udziału w tym prawie;
• sporządzenie pełnomocnictwa do dokonania którejkolwiek z wymienionych czynności.

Obowiązek wynika z przepisów o rejestrze zastrzeżeń numerów PESEL i nie zależy od woli stron ani od tego, czy nabycie ma charakter odpłatny. Dotyczy zarówno sprzedaży nieruchomości, jak i darowizny, a także ustanowienia hipoteki czy służebności. Weryfikacja następuje w chwili dokonywania czynności, a jej wynik notariusz utrwala wraz z datą i czasem sprawdzenia.

Skutek: odmowa dokonania czynności

Jeżeli weryfikacja wykaże, że numer PESEL jest zastrzeżony, notariusz odmawia dokonania czynności notarialnej. Nie jest to kwestia oceny okoliczności ani uznania: przepis nie pozostawia w tym zakresie swobody, nawet gdy osoba, której numer został zastrzeżony, jest obecna w kancelarii, okazuje ważny dokument tożsamości i potwierdza wolę zawarcia umowy. Zastrzeżenie działa w takim samym stopniu wobec oszusta i wobec samego właściciela, bo z punktu widzenia rejestru sytuacje te są nierozróżnialne.

Skutki praktyczne odmowy bywają dotkliwe. Termin czynności zwykle uzgadnia się z wyprzedzeniem, na akt stawiają się obie strony, a czasem także przedstawiciel banku kredytującego zakup. Odmowa oznacza konieczność wyznaczenia nowego terminu, a przy transakcjach powiązanych z kredytem lub z inną umową potrafi uruchomić skutki umowne, które strony przewidziały na wypadek niedojścia umowy do skutku.

Odmowa nie przekreśla jednak samej transakcji. Po cofnięciu zastrzeżenia czynność może zostać dokonana w kolejnym umówionym terminie, a wszystkie zebrane dokumenty zachowują swoją wartość, o ile nie upłynął okres ich aktualności. Strata sprowadza się do czasu i do konieczności ponownego zgromadzenia wszystkich uczestników w jednym miejscu, co przy transakcjach z udziałem kilku osób bywa najtrudniejsze do zorganizowania.

Cofnięcie zastrzeżenia przed przystąpieniem do aktu

Osoba, która zastrzegła swój numer PESEL, powinna cofnąć zastrzeżenie przed przystąpieniem do aktu, najpóźniej po wejściu do kancelarii. W przeciwnym razie czynność nie dojdzie do skutku. Jest to najczęstsza przyczyna, dla której umówiony akt nie zostaje podpisany, a jednocześnie przyczyna najłatwiejsza do usunięcia.

Cofnięcie zastrzeżenia jest natychmiastowe i odnotowywane w rejestrze z dokładnością co do godziny, dlatego wystarczy dokonać go bezpośrednio przed czynnością. Nie jest natomiast wystarczający sam zamiar cofnięcia ani deklaracja złożona notariuszowi: liczy się wyłącznie stan wpisany w rejestrze w chwili dokonywania czynności. Jeżeli w akcie bierze udział kilka osób, sprawdzenia dotyczy każdej z nich, więc o cofnięciu zastrzeżenia trzeba pamiętać po obu stronach umowy.

Sama informacja o tym, że numer PESEL jest zastrzeżony, nie stanowi dla notariusza podstawy do jakichkolwiek podejrzeń wobec strony. Zastrzeżenie jest rozwiązaniem ostrożnościowym i coraz częściej stosowanym, a jego celem jest właśnie to, żeby żadna czynność nie mogła zostać dokonana bez świadomego działania właściciela numeru. Trzeba jednak pamiętać, że skutek ten działa w obie strony i wymaga od zastrzegającego jednej czynności więcej przed wizytą w kancelarii.

Gdzie zastrzec i cofnąć zastrzeżenie

Zastrzeżenia numeru PESEL oraz jego cofnięcia dokonuje się:

• w aplikacji mObywatel;
• osobiście w urzędzie gminy, w dowolnej gminie, niezależnie od miejsca zameldowania;
• przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej.

Cofnięcie można przy tym zaplanować czasowo, wskazując moment, w którym zastrzeżenie zostanie automatycznie przywrócone. Rozwiązanie to bywa wygodne przed umówioną czynnością: ochrona zostaje wyłączona tylko na czas potrzebny do podpisania aktu, a następnie wraca bez konieczności podejmowania kolejnych działań. Warto jednak sprawdzić stan wpisu tuż przed wizytą, ponieważ zaplanowane przywrócenie zastrzeżenia w trakcie odczytywania aktu wywoła ten sam skutek co zastrzeżenie niecofnięte w ogóle.

Ustalając termin czynności, proszę wspomnieć kancelarii o zastrzeżonym numerze PESEL, aby kwestię tę omówić razem z wykazem dokumentów zamieszczonym w zakładce Dokumenty. Wątpliwości dotyczące konkretnej sprawy proszę zgłaszać przez kontakt z kancelarią przed wyznaczonym dniem, a nie w jego trakcie.