Poświadczenia (podpis, odpis, data pewna)

Poświadczenie jest odrębną czynnością notarialną, w której notariusz stwierdza określony fakt: że dana osoba złożyła podpis, że przedłożona kopia jest zgodna z okazanym dokumentem, że dokument istniał w oznaczonym dniu albo że wskazana osoba pozostaje przy życiu. Poświadczenia sporządza się szybciej niż akty notarialne i wymagają one mniejszej liczby dokumentów, ale ich skutki są ściśle określone. Warto rozumieć, co poświadczenie potwierdza, a czego nie przesądza.

Jakie poświadczenia sporządza notariusz

Katalog poświadczeń zawiera art. 96 ustawy Prawo o notariacie. Notariusz poświadcza:

• własnoręczność podpisu;
• zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem;
• datę okazania dokumentu, czyli tak zwaną datę pewną;
• pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

Każde poświadczenie zawiera datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza oraz jego pieczęć. Na żądanie strony wskazuje się także godzinę dokonania czynności. Poświadczenie pozostawania przy życiu bywa potrzebne przy świadczeniach wypłacanych z zagranicy, gdy instytucja emerytalna wymaga okresowego potwierdzenia, że uprawniony żyje.

Poświadczenie podpisu a akt notarialny

Różnica między tymi czynnościami jest zasadnicza. Sporządzając akt notarialny, notariusz odpowiada za treść dokumentu: redaguje go, bada zgodność czynności z prawem, ustala stan prawny i poucza strony o skutkach. Poświadczając własnoręczność podpisu, notariusz stwierdza wyłącznie, że podpis pod dokumentem prywatnym złożyła osoba o ustalonej tożsamości. Treść takiego dokumentu pochodzi od stron i to one odpowiadają za jego brzmienie oraz za skutki przyjętych postanowień.

Podpis składa się w obecności notariusza. Ustawa dopuszcza również sytuację, w której osoba uznaje przed notariuszem za własnoręczny podpis złożony wcześniej, jednak w praktyce prościej jest przynieść dokument niepodpisany i podpisać go przy czynności. Notariusz odmówi dokonania poświadczenia, jeżeli dokument byłby sprzeczny z prawem. Obowiązek odmowy dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem dotyczy wszystkich czynności, a nie tylko aktów notarialnych.

Poświadczenie podpisu nie zastępuje aktu notarialnego tam, gdzie ustawa go wymaga. Umowa sprzedaży nieruchomości podpisana wyłącznie z podpisami notarialnie poświadczonymi jest nieważna. Jeżeli zatem czynność wymaga formy aktu notarialnego, jedyną drogą pozostaje sporządzenie aktu.

Typowe zastosowania poświadczeń

Spółki i przedsiębiorstwo

Najczęstszym powodem, dla którego przepisy wymagają formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, jest obrót udziałami w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz jego zastawienie powinno zostać dokonane właśnie w tej formie. Podobnie zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, a jeżeli w skład przedsiębiorstwa wchodzi nieruchomość, konieczny jest akt notarialny. W tej formie składa się także niektóre oświadczenia i zgody kierowane do Krajowego Rejestru Sądowego, gdy przepis szczególny tego wymaga. Czynności dotyczące ustroju spółek opisano na stronie umowy spółek.

Data pewna i jej znaczenie dowodowe

Jeżeli ustawa uzależnia ważność albo określone skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty, poświadczenie takie jest skuteczne także względem osób, które w czynności nie uczestniczyły. Regułę tę zawiera art. 81 Kodeksu cywilnego. Czynność dokonana w formie z podpisem notarialnie poświadczonym ma datę pewną od daty poświadczenia. Data pewna usuwa wątpliwość, czy dokument nie został sporządzony później, niż wskazuje jego treść. Ma to znaczenie między innymi przy umowie najmu okazjonalnego, przy zastawie oraz przy umowach, na które strony powołują się w postępowaniach sądowych i podatkowych.

Odpisy i kopie dokumentów

Poświadczenie zgodności kopii z okazanym dokumentem bywa potrzebne wtedy, gdy urząd, uczelnia, sąd albo instytucja zagraniczna nie może zatrzymać oryginału. Poświadcza się w ten sposób między innymi dyplomy, świadectwa, odpisy aktów stanu cywilnego, decyzje administracyjne i dokumenty rejestrowe. Notariusz porównuje kopię z okazanym oryginałem i stwierdza ich zgodność. Nie wypowiada się natomiast o tym, czy sam dokument jest ważny lub aktualny.

Poświadczenia bywają potrzebne również przy pełnomocnictwach, gdy przepis albo instytucja wymaga jedynie podpisu notarialnie poświadczonego, a nie aktu notarialnego. Zakres formy właściwej dla konkretnej sprawy opisano na stronie pełnomocnictwa.

Jak przebiega czynność

1. Kontakt z kancelarią i wskazanie rodzaju poświadczenia oraz dokumentu, którego ma dotyczyć.
2. Wizyta w kancelarii w Siedlcach z dokumentem tożsamości i z dokumentem, który ma zostać poświadczony.
3. Ustalenie tożsamości osoby przez notariusza oraz sprawdzenie, czy czynność nie jest sprzeczna z prawem.
4. Złożenie podpisu w obecności notariusza albo okazanie oryginału dokumentu przy poświadczeniu zgodności kopii.
5. Umieszczenie klauzuli poświadczającej z datą, podpisem i pieczęcią notariusza oraz wpis do repertorium.

Podstawa prawna

Rodzaje poświadczeń określa art. 96 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, a wymagania co do treści klauzuli poświadczającej art. 97 tej ustawy. Obowiązek odmowy dokonania czynności sprzecznej z prawem wynika z art. 81 Prawa o notariacie. Znaczenie urzędowego poświadczenia daty reguluje art. 81 Kodeksu cywilnego. Formę właściwą dla zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wskazuje Kodeks spółek handlowych, a dla zbycia przedsiębiorstwa Kodeks cywilny.