Umowy spółek i akty założycielskie

Prawo spółek w wielu miejscach wymaga formy aktu notarialnego. Dotyczy to zawiązania większości spółek handlowych, zmiany ich umowy lub statutu oraz uchwał, które zmieniają strukturę kapitału albo ustrój spółki. Kancelaria notarialna w Siedlcach sporządza takie akty i protokoły, a także poświadcza podpisy pod dokumentami, dla których ustawa przewiduje jedynie formę pisemną z podpisem notarialnie poświadczonym.

Zawiązanie spółki przed notariuszem

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Jeżeli spółkę zawiązuje jedna osoba, dokumentem ustrojowym jest akt założycielski. Ma on tę samą treść i tę samą formę co umowa, a różnica sprowadza się do liczby osób zawiązujących spółkę.

Formy aktu notarialnego wymagają również umowa prostej spółki akcyjnej, statut spółki akcyjnej, umowa spółki komandytowej oraz statut spółki komandytowo-akcyjnej. Przy zawiązaniu spółki akcyjnej aktem notarialnym obejmuje się także zgodę założycieli na zawiązanie spółki i na brzmienie statutu oraz objęcie akcji. Umowa spółki jawnej i umowa spółki partnerskiej wymagają natomiast formy pisemnej i udział notariusza nie jest przy nich konieczny.

Przed sporządzeniem aktu notariusz omawia ze wspólnikami treść przyszłej umowy: firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, liczbę i wartość nominalną udziałów albo akcji, sposób reprezentacji, zasady zbywania udziałów oraz czas trwania spółki. Ustala też, czy wkłady będą wyłącznie pieniężne, czy wspólnicy zamierzają wnieść wkład niepieniężny.

Akt notarialny a wzorzec umowy w systemie S24

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę jawną, spółkę komandytową i prostą spółkę akcyjną można zawiązać także przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym, w trybie określanym jako S24. Rejestracja przebiega wtedy szybciej, a łączny koszt jest niższy, ponieważ nie powstaje akt notarialny. Dla spółki z wkładami pieniężnymi i typowym podziałem udziałów tryb ten bywa wystarczający.

Wzorzec ma jednak zamknięty zakres. Umowa zawierana w systemie może obejmować wyłącznie postanowienia przewidziane we wzorcu, a wyboru dokonuje się spośród gotowych wariantów. Kapitał zakładowy spółki zawiązywanej na wzorcu pokrywa się wyłącznie wkładami pieniężnymi, więc wniesienie wkładu niepieniężnego, na przykład nieruchomości, przedsiębiorstwa, maszyn lub praw majątkowych, nie jest w tym trybie możliwe. Wzorzec nie pozwala także na uprzywilejowanie udziałów co do głosu, dywidendy albo podziału majątku przy likwidacji, na nietypowe zasady reprezentacji spółki, na uzależnienie zbycia udziałów od zgody spółki lub prawa pierwszeństwa, na dopłaty, powtarzające się świadczenia niepieniężne ani na własne zasady umorzenia udziałów.

Wybór trybu należy do wspólników. Jeżeli jednak umowa ma odbiegać od wzorca choćby w jednym z wymienionych punktów, formy aktu notarialnego nie da się pominąć. Umowę zawartą na wzorcu można później zmienić przed notariuszem i od tej chwili spółka działa na zasadach ustalonych w akcie notarialnym.

Zmiany w spółce i inne czynności wspólników

Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością następuje uchwałą wspólników, którą umieszcza się w protokole sporządzonym przez notariusza. W ten sam sposób dokonuje się podwyższenia kapitału zakładowego stanowiącego zmianę umowy spółki oraz jego obniżenia. Oświadczenie nowego wspólnika o przystąpieniu do spółki i objęciu udziałów w podwyższonym kapitale wymaga odrębnie formy aktu notarialnego. Uchwały walnego zgromadzenia spółki akcyjnej protokołuje notariusz niezależnie od ich przedmiotu. Szerzej o tej formie czynności mowa jest na stronie Protokoły notarialne.

Protokołu notarialnego wymagają też uchwały o przekształceniu spółki w spółkę innego typu oraz uchwały o połączeniu i podziale spółek. Czynności te poprzedza sporządzenie planu i dokumentów wskazanych w Kodeksie spółek handlowych, dlatego termin ustala się z kancelarią po ich skompletowaniu.

Zbycie udziału w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jego części lub ułamkowej części, a także zastawienie udziału wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Nie jest to akt notarialny: treść umowy przygotowują strony, a notariusz poświadcza, że osoby wskazane w dokumencie złożyły na nim podpisy w jego obecności. Zasady tej czynności opisano na stronie Poświadczenia notarialne.

W rozliczeniach między wspólnikami oraz z kontrahentami spółki stosowane jest również oświadczenie o poddaniu się egzekucji złożone w akcie notarialnym (art. 777 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Taki akt jest tytułem egzekucyjnym, a po nadaniu mu przez sąd klauzuli wykonalności wierzyciel może skierować sprawę do komornika bez uprzedniego procesu.

Jak przebiega czynność

1. Opisanie sprawy podczas kontaktu z kancelarią i ustalenie, jaka czynność jest potrzebna, jakie dokumenty należy przedłożyć oraz jaki będzie łączny koszt.
2. Przekazanie dokumentów i uzgodnionego brzmienia umowy albo statutu; notariusz weryfikuje dane wspólników oraz sposób reprezentacji podmiotów będących wspólnikami.
3. Przygotowanie projektu aktu i przesłanie go przed terminem czynności, tak aby uwagi mogli Państwo zgłosić wcześniej.
4. Stawiennictwo w kancelarii, stwierdzenie tożsamości, odczytanie aktu i złożenie podpisów przez wszystkich wspólników lub ich pełnomocników.
5. Pobranie przez notariusza należnego podatku, wydanie wypisów i pouczenie o dalszych obowiązkach.
6. Zgłoszenie spółki albo zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego, którego dokonuje zarząd lub wspólnicy w terminie wynikającym z ustawy.

Umowa spółki oraz jej zmiana podwyższająca kapitał zakładowy podlegają podatkowi od czynności cywilnoprawnych. Notariusz jest płatnikiem tego podatku: oblicza go, pobiera przy podpisaniu aktu i odprowadza do urzędu skarbowego, a strony nie składają odrębnej deklaracji. Wysokość wynagrodzenia notariusza zależy od wartości kapitału zakładowego, o czym mowa w zakładce Taksa notarialna. Wniosku o wpis do rejestru notariusz nie składa, natomiast wypis aktu może zostać umieszczony w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, a jego numer podaje się przy zgłoszeniu spółki.

Podstawa prawna

Formę czynności w spółkach określa ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, a zasady sporządzania aktów notarialnych i protokołów - ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie. Oświadczenie o poddaniu się egzekucji reguluje art. 777 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego. Opodatkowanie umowy spółki wynika z ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych, a obowiązek zgłoszenia spółki do rejestru z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Maksymalne stawki wynagrodzenia notariusza określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.