Dokumenty do sprzedaży mieszkania - lokal i prawo spółdzielcze

Umowa sprzedaży mieszkania wymaga formy aktu notarialnego. Zanim dojdzie do jej podpisania, konieczne jest skompletowanie dokumentów, na podstawie których notariusz ustala stan prawny lokalu i tożsamość osób uprawnionych do rozporządzania nim. Zestaw tych dokumentów zależy przede wszystkim od tego, jakie prawo przysługuje zbywcy, a uzyskanie części z nich zajmuje od kilku do kilkunastu dni.

Dwa różne prawa, dwa różne komplety dokumentów

W obrocie funkcjonują dwa rodzaje mieszkań, które w mowie potocznej określa się tak samo, a które prawnie różnią się zasadniczo. Pierwszy to lokal stanowiący odrębną nieruchomość, czyli własność lokalu wraz z udziałem w nieruchomości wspólnej, na którą składają się grunt oraz części budynku i urządzenia niesłużące wyłącznie do użytku właścicieli poszczególnych lokali. Drugi to spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, będące ograniczonym prawem rzeczowym, przy którym właścicielem budynku i gruntu pozostaje spółdzielnia mieszkaniowa.

Rozróżnienie ma bezpośrednie znaczenie praktyczne. Dla lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość księga wieczysta prowadzona jest zawsze. Dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu księga wieczysta może być założona, ale nie musi, a informacji o samym prawie udziela spółdzielnia. Dlatego pierwszym pytaniem zadawanym w kancelarii jest pytanie o rodzaj prawa, a dopiero potem o powierzchnię, cenę i termin.

Lokal stanowiący odrębną nieruchomość

Podstawą ustalenia stanu prawnego jest tu księga wieczysta lokalu. Do przygotowania umowy potrzebne są:

• numer księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu;
• podstawa nabycia, czyli dokument, z którego wynika, w jaki sposób zbywca stał się właścicielem: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny albo umowy o ustanowieniu odrębnej własności lokalu, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia;
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu, wydawane przez urząd gminy właściwy dla jego położenia;
• zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami eksploatacyjnymi, wystawiane przez wspólnotę mieszkaniową lub zarządcę nieruchomości;
• zaświadczenie o położeniu na obszarze rewitalizacji nieruchomości, na której położony jest budynek, w którym położony jest lokal;
• świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu.

Jeżeli lokal jest obciążony hipoteką, potrzebne będzie ponadto zaświadczenie banku o wysokości pozostałego zadłużenia oraz o warunkach zwolnienia zabezpieczenia i zgodzie na wykreślenie hipoteki. W takich transakcjach część ceny bywa kierowana na spłatę kredytu, a rozliczenie zabezpiecza się niekiedy przez depozyt notarialny.

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu

Punktem wyjścia jest tutaj zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej. Potrzebne są:

• zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej stwierdzające, komu przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, wraz ze wskazaniem położenia i powierzchni lokalu oraz informacją, czy dla tego prawa prowadzona jest księga wieczysta;
• numer księgi wieczystej, jeżeli została ona dla tego prawa założona;
• podstawa nabycia: przydział lokalu, umowa o przekształcenie prawa lokatorskiego w prawo własnościowe, umowa zawarta w formie aktu notarialnego, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia;
• zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami na rzecz spółdzielni;
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu;
• świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu.

Treść zaświadczenia ze spółdzielni bywa różna w zależności od jej praktyki, dlatego warto przekazać je kancelarii od razu po otrzymaniu. Jeżeli okaże się niepełne, na jego uzupełnienie potrzeba kolejnych dni, a termin czynności jest już zwykle umówiony.

Gdy mieszkanie pochodzi ze spadku lub zasiedzenia

Odrębnym dokumentem, o którym łatwo zapomnieć, jest zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn - gdy zbywca nabył nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn). Bez niego notariusz nie sporządzi umowy, ponieważ obowiązek jego uzyskania wynika wprost z przepisów podatkowych, a nie z uzgodnień stron.

Zaświadczenie wydaje naczelnik urzędu skarbowego właściwego w sprawie podatku od spadków i darowizn. O wystąpienie o nie warto zadbać na samym początku, ponieważ z reguły jest to dokument, na który czeka się najdłużej, a jego brak wstrzymuje całą transakcję.

Aktualność dokumentów i przekazanie ich przed terminem

Część zaświadczeń opisuje stan na dzień wydania, a część zawiera własny termin ważności wskazany przez organ lub zarządcę. Zaświadczenie o braku osób zameldowanych i zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami tracą walor aktualności najszybciej, ponieważ dotyczą stanu, który może się zmienić z dnia na dzień. Z tego względu kolejność występowania o dokumenty ma znaczenie: najpierw te, które wydaje się długo, na końcu te o krótkiej aktualności.

Dokumenty warto przesłać do kancelarii z wyprzedzeniem, także w formie skanów, zanim zostaną złożone oryginały. Wcześniejsza weryfikacja pozwala wychwycić rozbieżności między oznaczeniem lokalu w księdze wieczystej a ewidencją gruntów i budynków, nieujawnione dziedziczenie po jednym z małżonków albo nieaktualne dane w podstawie nabycia. Każda z tych okoliczności wykryta w dniu czynności oznacza przesunięcie terminu.

Pełny wykaz według rodzaju czynności znajdą Państwo w zakładce Dokumenty, a przebieg samej umowy opisano na stronie czynności sprzedaż nieruchomości. Jeżeli stan prawny mieszkania budzi wątpliwości albo nie wiadomo, które z opisanych praw przysługuje zbywcy, proszę o kontakt z kancelarią przed wystąpieniem o zaświadczenia, aby nie występować o dokumenty zbędne i nie pomijać koniecznych.