Spółka z o.o. u notariusza czy wzorzec w systemie S24

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można zawiązać na dwa sposoby. Pierwszy to umowa w formie aktu notarialnego, wymagana przez Kodeks spółek handlowych jako zasada. Drugi to zawarcie umowy przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym, znanego jako S24. Obie drogi prowadzą do wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, ale różnią się zakresem swobody w ułożeniu stosunków między wspólnikami.

Na czym polega różnica między drogami

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Wyjątkiem jest umowa zawierana przy wykorzystaniu wzorca, gdzie treść wypełnia się w formularzu i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Wzorzec jest jednak sztywny. Jego postanowienia można wybierać spośród wariantów przewidzianych w systemie, lecz nie można ich swobodnie redagować ani uzupełniać.

System S24 jest szybszy i tańszy. Umowę można zawrzeć bez wizyty w kancelarii, także wtedy, gdy wspólnicy przebywają w różnych miejscach, a wniosek do rejestru składa się od razu z poziomu systemu. To realne zalety i nie ma powodu, aby je pomijać. Ograniczenie polega na tym, że spółka powstaje w kształcie przewidzianym przez wzorzec, a nie w kształcie ustalonym przez wspólników.

Co daje forma aktu notarialnego

Umowa sporządzona przed notariuszem pozwala wprowadzić postanowienia, których wzorzec nie przewiduje. W praktyce najczęściej chodzi o poniższe rozwiązania.

• Wkład niepieniężny, czyli aport. W spółce zawiązywanej przy wykorzystaniu wzorca na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się wyłącznie wkłady pieniężne. Wniesienie nieruchomości, przedsiębiorstwa, maszyn czy praw wymaga zatem formy aktu notarialnego, a umowa musi szczegółowo określać przedmiot wkładu, osobę wspólnika, który go wnosi, oraz liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów.
• Uprzywilejowanie udziałów. Można je przewidzieć co do głosu, z tym że na udział uprzywilejowany nie przyznaje się więcej niż trzech głosów, oraz co do dywidendy, która nie może przewyższać więcej niż o połowę dywidendy przysługującej udziałom nieuprzywilejowanym. Uprzywilejowanie może dotyczyć także sposobu uczestniczenia w podziale majątku w razie likwidacji.
• Indywidualne zasady reprezentacji. Umowa może określić, którzy członkowie zarządu i w jakiej konfiguracji składają oświadczenia w imieniu spółki, w tym reprezentację łączną z prokurentem lub progi kwotowe wymagające współdziałania.
• Ograniczenia zbywania udziałów. Zbycie udziału można uzależnić od zgody spółki albo ograniczyć w inny sposób, na przykład przez prawo pierwszeństwa dla pozostałych wspólników. To podstawowy mechanizm chroniący skład osobowy spółki.
• Powtarzające się świadczenia niepieniężne. Jeżeli wspólnik ma być zobowiązany do takich świadczeń na rzecz spółki, umowa musi oznaczać ich rodzaj i zakres, a wynagrodzenie za nie wypłacane jest także wtedy, gdy sprawozdanie finansowe nie wykazuje zysku.
• Dopłaty. Umowa może zobowiązywać wspólników do dopłat w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału, co bywa alternatywą dla pożyczek wspólników przy finansowaniu bieżącej działalności.

Do tego dochodzą postanowienia porządkujące działanie spółki: zasady zwoływania zgromadzeń, kadencja zarządu, rok obrotowy, sposób pokrywania strat, powołanie rady nadzorczej. Notariusz przed sporządzeniem aktu wyjaśnia skutki poszczególnych rozwiązań, a przy podpisaniu ustala tożsamość wspólników i bada umocowanie osób działających w imieniu podmiotów.

Późniejsze zmiany umowy i obrót udziałami

Wybór drogi zawiązania spółki nie zamyka sprawy na zawsze, ale ma dalsze konsekwencje. Zmiana umowy spółki zawiązanej w systemie S24 może być dokonana przy wykorzystaniu wzorca uchwały tylko w zakresie objętym tym wzorcem. Każda zmiana wykraczająca poza wzorzec, a więc dodanie uprzywilejowania, ograniczeń zbywania udziałów czy podwyższenie kapitału pokrywane aportem, wymaga uchwały w formie aktu notarialnego. Spółki zakładane szybko często wracają zatem do kancelarii przy pierwszej poważniejszej zmianie.

Odrębną kwestią jest obrót udziałami. Zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz jego zastawienie powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Dla spółek zawiązanych przy wykorzystaniu wzorca przepisy dopuszczają dodatkowo zbycie udziałów przy użyciu wzorca udostępnionego w systemie, z podpisem elektronicznym. Poza tym wyjątkiem umowa sprzedaży czy darowizny udziałów sporządzona bez poświadczenia podpisów jest nieważna, a sąd rejestrowy nie ujawni zmiany wspólnika. Zakres tej czynności opisano na stronie Poświadczenia.

Podatek od czynności cywilnoprawnych i wpis do rejestru

Umowa spółki podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych, a podstawę opodatkowania stanowi wartość kapitału zakładowego, pomniejszona o koszty wskazane w ustawie. Gdy umowa zawierana jest w formie aktu notarialnego, podatek pobiera notariusz jako płatnik i odprowadza go do urzędu skarbowego, a wspólnicy nie składają w tym zakresie deklaracji. Przy umowie zawartej przy wykorzystaniu wzorca obowiązek rozliczenia spoczywa na spółce, która sama składa deklarację i dokonuje wpłaty w terminie ustawowym. To praktyczna różnica, o której łatwo zapomnieć po zakończeniu procedury elektronicznej.

Niezależnie od drogi spółka powstaje dopiero z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Od zawarcia umowy do zgłoszenia jest czas ustawowo ograniczony, a jego przekroczenie powoduje rozwiązanie umowy spółki. W okresie przejściowym działa spółka w organizacji, która może we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Zgłoszenia dokonuje się drogą elektroniczną, przez system rejestrowy albo, dla spółek z wzorca, przez system S24.

Rozstrzygnięcie sprowadza się do pytania, czy standardowy wzorzec odpowiada temu, jak wspólnicy chcą ułożyć spółkę. Przy jednoosobowej spółce z wkładem pieniężnym i prostą strukturą S24 zwykle wystarcza. Przy kilku wspólnikach, aporcie, nierównym zaangażowaniu albo planowanym wejściu inwestora umowa notarialna oszczędza późniejszych zmian. Zakres czynności opisano na stronie Umowy spółek, wykaz dokumentów w zakładce Dokumenty, a założenia Państwa umowy można omówić przed czynnością, kontaktując się z kancelarią w Siedlcach.