Zaświadczenia potrzebne przed aktem notarialnym - skąd je wziąć

Przy czynnościach dotyczących nieruchomości sam dowód osobisty i numer księgi wieczystej nie wystarczą. Przed aktem trzeba wystąpić o kilka zaświadczeń, które wydają różne organy i podmioty, w różnym czasie i według różnych procedur. Poniżej opisano, po co są te dokumenty i gdzie się o nie występuje.

Zaświadczenie jest urzędowym potwierdzeniem stanu faktycznego lub prawnego znanego organowi, który je wydaje. Notariusz nie może zastąpić go własnym ustaleniem ani oświadczeniem strony, ponieważ obowiązek przedłożenia konkretnych dokumentów wynika z przepisów albo z konieczności zbadania, czy komuś nie przysługuje ustawowe prawo pierwokupu. Skompletowanie zaświadczeń jest zatem etapem, którego nie da się pominąć ani skrócić.

Zaświadczenia wydawane przez urząd gminy

Pierwsza grupa dokumentów pochodzi z urzędu gminy właściwego dla położenia nieruchomości.

• Zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku takiego planu. Dokument ten wskazuje, jakie przeznaczenie ma grunt. Ma to znaczenie dla ustalenia, czy nieruchomość jest gruntem rolnym lub leśnym, co może uruchomić ustawowe prawo pierwokupu, oraz dla prawidłowego opodatkowania czynności.
• Zaświadczenie o położeniu nieruchomości na obszarze rewitalizacji. Gmina może wyznaczyć obszar rewitalizacji i zastrzec na nim prawo pierwokupu na swoją rzecz. Jeżeli prawo takie przysługuje, umowa sprzedaży zawierana jest pod warunkiem jego niewykonania, a przeniesienie własności następuje dopiero w drugim akcie notarialnym.
• Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu lub budynku. Wydaje je urząd gminy na podstawie ewidencji ludności, na wniosek osoby, której przysługuje tytuł prawny do lokalu.

Dla nieruchomości położonych w Siedlcach wnioski składa się w Urzędzie Miasta Siedlce, a dla nieruchomości położonych w powiecie siedleckim w urzędzie gminy właściwej dla ich położenia.

Dokumenty ze starostwa powiatowego

Druga grupa dokumentów wydawana jest przez starostę.

• Zaświadczenie o tym, czy działka jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu albo decyzją określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej. Dokument ten pozwala ustalić, czy przy sprzedaży gruntu przysługuje ustawowe prawo pierwokupu wynikające z przepisów o lasach. Zaświadczenie ma znaczenie także wtedy, gdy grunt nie wygląda na leśny, ponieważ decyduje jego status w dokumentacji, a nie stan roślinności.
• Wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej. Wydaje je organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków. Wypis potwierdza oznaczenie i powierzchnię działki, a wyrys jest potrzebny wtedy, gdy działka ma zostać odłączona do nowej księgi wieczystej albo gdy oznaczenie nieruchomości w księdze wymaga sprostowania. Dokument powinien być opatrzony klauzulą, że jest przeznaczony do dokonywania wpisu w księdze wieczystej.

W przypadku nieruchomości położonych w Siedlcach i w powiecie siedleckim właściwe jest Starostwo Powiatowe w Siedlcach.

Zaświadczenia od zarządcy i ze spółdzielni

Trzecia grupa dokumentów nie pochodzi z urzędu. Zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami wystawia wspólnota mieszkaniowa lub zarządca nieruchomości, a w budynkach spółdzielczych spółdzielnia mieszkaniowa. Spółdzielnia wydaje ponadto zaświadczenie stwierdzające, komu przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, wraz z oznaczeniem lokalu i informacją, czy dla tego prawa prowadzona jest księga wieczysta. Terminy wydawania tych dokumentów zależą od praktyki konkretnego podmiotu i bywają dłuższe niż w urzędach.

Warto zaznaczyć, że o zaświadczenia występuje zwykle zbywca, ponieważ to jemu przysługuje tytuł prawny do nieruchomości i to on może wykazać interes prawny w ich uzyskaniu. Wnioski składa się w organach właściwych dla położenia nieruchomości, a nie dla miejsca zamieszkania stron. Nieruchomość położona w innym powiecie wymaga więc wystąpienia do innego starostwa, nawet jeżeli sam akt sporządzany jest w Siedlcach.

Zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego

Odrębnie należy wymienić zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn - gdy zbywca nabył nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn). Obowiązek jego przedłożenia wynika z przepisów podatkowych i nie podlega uzgodnieniu między stronami. W praktyce jest to dokument, na który czeka się najdłużej, dlatego wniosek o jego wydanie warto złożyć jako pierwszy, jeszcze zanim strony ustalą termin czynności.

Ustawa daje organom określony czas na wydanie zaświadczenia, jednak w praktyce terminy bywają różne i zależą od obciążenia konkretnego urzędu. Część zaświadczeń wydawana jest od ręki albo w ciągu kilku dni, inne wymagają kilku tygodni. Z tego względu planowanie terminu aktu wyłącznie na podstawie gotowości stron, bez uwzględnienia czasu oczekiwania na dokumenty, prowadzi zwykle do przesunięcia czynności.

Czas oczekiwania i ograniczona aktualność

Zaświadczenia różnią się nie tylko miejscem wydania, ale też okresem, przez który zachowują wartość informacyjną. Dokumenty opisujące stan faktyczny, takie jak zaświadczenie o braku osób zameldowanych albo o niezaleganiu z opłatami, odzwierciedlają sytuację na dzień wydania i dezaktualizują się najszybciej. Dokumenty opisujące status planistyczny gruntu są trwalsze, ale również one mogą stracić aktualność, jeżeli gmina uchwali nowy akt planistyczny.

Z tego powodu kolejność występowania o zaświadczenia ma praktyczne znaczenie. Rozsądna zasada jest taka, że w pierwszej kolejności występuje się o dokumenty wydawane najdłużej, a na końcu o te, które tracą aktualność najszybciej, tak aby w dniu czynności wszystkie były ważne jednocześnie. Ustalenie tej kolejności warto uzgodnić z kancelarią, ponieważ zależy ona od rodzaju czynności, stanu prawnego nieruchomości i planowanego terminu.

Zakres potrzebnych zaświadczeń bywa różny nawet przy pozornie podobnych sprawach: inny jest przy sprzedaży nieruchomości, inny przy darowiźnie. Wykaz według rodzaju czynności znajdą Państwo w zakładce Dokumenty. Przed złożeniem pierwszego wniosku proszę o kontakt z kancelarią i opisanie sprawy, aby uzgodnić listę dokumentów oraz kolejność występowania o nie.